Dynamics4School

Unsere Lösung bietet Ihnen eine moderne und zeitgemässe Arbeitsumgebung für allen Mitarbeitenden, Studierenden und Dozierenden.

Dynamics4School passt sich ständig den neuesten technischen Entwicklungen an - ohne Ihr oder unser explizites Zutun.

Wie funktioniert das?

Unser Produkt Dynamics4School ist in die Microsoft 365 Welt eingebettet. Eine Plattform, welche Sie vielleicht bereits im Einsatz haben. Wir nutzen das Zusammenspiel der Module in M365 und Dynamics CRM. Unsere Lösung funktioniert weitgehend ohne Programmierung, nur mit den Automatisierungs-Funktionen von M365. Dabei wächst die Lösung durch die laufende Produkteentwicklung von Microsoft ständig weiter - automatisch - ohne Ihr oder unser dazutun.

Arbeit nur einmal machen

Durch die Zentralisierung, Vernetzung und Automatisierung von Informationen und Prozessen ersparen Sie sich Doppelspurigkeiten; gleichzeitig Fehlerquellen schalten Sie aus. Das spart Zeit und erhöht gleichzeitig die Qualität und Informationsbereitschaft.
Das bietet Ihnen mehr Raum für Ihre Kunden und reduziert die Zeit am Bildschirm.

Sie sind Geräte unabhängig

Unsere Lösung ist Geräte und Betriebssystem unabhängig. Sie funktioniert auf Computer, Tablett und Smartphone unter Windows, iOS, MacOS und Android.
Zentrale Hardware wie Server, USV-Anlagen, Backups, etc. braucht es nicht mehr.
Rechner kaufen Sie bei einem beliebigen Anbieter. Ein teures "Aufsetzen" entfällt.

Was Sie bezahlen

Als anerkannte Bildungseinrichtung beziehen Sie Ihre kostengünstigen Lizenzen direkt bei Microsoft. 
Von uns kaufen Sie einmalig die fertige Solution und bezahlen für unsere Dienstleistungen bei der Einführung, für gewünschte Anpassungen und unseren Support. 
Wir erheben keine jährlichen Gebühren und drängen Ihnen auch keinen Support-Vertrag auf.
Kostspielige Update und Upgrades entfallen ebenfalls.

Dynamics4School°

Adressverwaltung / CRM / Akquisition 

Schule ist "People-Business". Deshalb baut unsere Lösung auf der Adressverwaltung und einem CRM (Customer-Relationship-Management) auf. Welche Informationen Sie führen möchten, bestimmen Sie selbst. Das System kann laufend Ihren Bedürfnissen angepasst werden.

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Dieses zentrale Adressverwaltungs-Modul ist mit Outlook vernetzt. Eingehende E-Mails, Termine und Aufgaben legen Sie per Knopfdruck aus Outlook direkt in Dynamics4School ab. Umgekehrt sind die im CRM erfassten Elemente (Adressen, Termine, Aufgaben) in Outlook sichtbar.
Gleichzeitig stehen Ihnen die Adressen in Outlook und auf Mobilgeräten zu Verfügung.

Dateien und Dokumente hinterlegen Sie direkt bei jeder Adresse.

Durch den umfassenden und komfortablen Dokumente-Manager können Sie mit wenigen Klicks neue Briefe und Dokumente für die ganze Schule erstellen. Dokumente und auch Serienbriefe können direkt aus der Software erstellt und zu jedem einzelnen Empfänger abgelegt werden. Die Vorlagen können Sie jederzeit selber in Word erstellen oder anpassen.

Der Akquisitionsprozess wird durch ein definierbares Leadmanagement und Kampagnen unterstützt. Eine Integration mit LinkedIn ist ebenfalls möglich.

Kurs- und Bildungsgang-Verwaltung

Die Kursverwaltung ist das Herzstück der Schulverwaltung. Mit ihr bearbeiten Sie die Kursanmeldungen und koordinieren Studierende, Dozierende mit Kursen, Klassen und einzelnen Fächern

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Wir bieten Ihnen viele Möglichkeiten zur Abbildung Ihrer Bildungsgänge, Kurse und Modulen an. Ein Kernanliegen unserer Lösung ist, dass Sie die Freiheit haben, aktuelle und künftige Ausbildungs-Modell abbilden zu können. Deshalb ist Dynamics4School so ausgelegt, dass Sie ganz unterschiedliche Modelle gleichzeitig anbieten können - durch eine Prozessführung jedoch jederzeit den Überblick über alles behalten.

Das Prozess-basierte Arbeiten (Workflows) schafft Sicherheit und erhöht die Qualität, verkürzt die Einarbeitung und gewährleistet die nahtlose Übergabe zwischen Teilzeit-Mitarbeitern. Die Durchlaufzeit bei der Dossier-Bearbeitung verkürzt sich und Sie erzielen eine sehr hohe Auskunftsbereitschaft gegenüber Studierenden, Dozierenden und Geschäftsleitung. Sie haben jederzeit den minuten-aktuellen Überblick über die Anmeldestände zu Bildungsgängen, Kursen und Fächern und können jederzeit Ihren Studierenden und Dozierenden individuell Auskunft geben.


Ein- und ausgehende Dateien und Dokumente hinterlegen Sie direkt in der Kursverwaltung. Bei der Anmeldung, einem Fach, einem Kurs, etc. - so wie Sie es benötigen.


Auch der Akquisitionsprozess kann durch ein definierbares Leadmanagement und Kampagnen unterstützt werden. Ebenfalls ist eine Integration von LinkedIn möglich.

Durch den umfassenden und komfortablen Dokumente-Manager können Sie mit wenigen Klicks neue Briefe, Dokumente und Listen für die ganze Schule erstellen. Dokumente und auch Serienbriefe können direkt in der Lösung erstellt und zu jedem einzelnen Empfänger abgelegt werden.

Über die direkt integrierte Portallösung geben Sie Interessenten die Möglichkeit sich selber anzumelden oder Studierenden in einem passwort-geschätzten, persönlichen Bereich ihre Dokumente, Noten, Stundenpläne u.ä. abzurufen

Unser System ist offen und flexibel. Es kann laufend Ihren Bedürfnissen angepasst werden.

Alumni

Nach der Schule ist vor der Schule. Alumni sind potentielle Kunden und in jedem Fall die wertvollsten Multiplikatoren auf dem Markt, die für die Schule Werbung machen. Aus diesem Grund lohnt es sich dieses Marktsegment gezielt zu betreuen und bearbeiten. 

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Wie bereits zu Beginn der Customer-Journey sind auch hier wieder die Instrumente des Marketings gefragt: Newsletter, Kampagnen, Veranstaltungen etc. Mit Dynamics und Dynamics Insight haben Sie ein professionelles Tool für Ihre Marketing-Aktivitäten.

Stundenplan Publikation / Präsenzkontrolle

Das Ausarbeiten von Stunden- und Belegungspläne ist oft eine knifflige und aufwändige Aufgabe. Doch auch die Publikation der Stundenpläne hat es in sich.

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Mit unserer Lösung haben Sie die Stundenpläne im Griff. Sie sind mit den Kursen und Kursfächern verbunden, berücksichtigen Dispensationen und erlauben es den Kursteilnehmenden, über Ihren Kurs-Kalender Absenzen zu melden.

Klare grafische Übersichten geben Ihnen jederzeit Auskunft über die Belegungen und Verfügbarkeiten von Räumen. Termine per Drag-and-Drop anpassen und verschoben werden, sowohl für Räume und Geräte als auch für Kursleiter und Dozierende.

Ergänzend dazu bieten wir Ihnen die Möglichkeit Ihren Stundenplan und Informationen auf InfoDiplays anzuzeigen - voll integriert.

Apropos Kalender: Falls ihre Lehrgänge/Kurse 6 Monate oder länger dauern, ist unsere Empfehlung, dass Sie allen Studierenden eine Microsoft365 Lizenz zur Verfügung stellen. Das ist nicht teuer, bietet eine durchgängige Zusammenarbeit zwischen den Studierenden sowie zwischen Studierenden und Administration/Dozierenden. Im Weiteren zeichnet es Ihre Schule aus und bietet Ihnen ein weiteres Verkaufsargument. 

Prüfungen / Notenverwaltung / Zeugnisse / Diplome 

Die Noten-Erhebung, -Verarbeitung, -Beurteilung und -Verwaltung ist mitunter eines der sensibelsten Punkte eines Bildungsinstitutes.

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Es gilt, verschiedene Faktoren und Berechnungsweisen mit einzubeziehen. Mit unserer Lösung bilden wir genau Ihre Berechnungsart der Noten ab. Das Noten-Modul ist direkt in die Kursverwaltung, dem dazugehörigen Curriculum und der Präsenzkontrolle integriert. Mittels verschiedener Sicherheitsfaktoren ist sichergestellt, dass nur ausgewählte Personen die Daten einsehen, bearbeiten und oder weitergeben können.

Ihre Promotionsbedingungen definieren Sie mittels einem ausgeklügelten DIY-Panel. Die Anpassungen/Neuerungen können Sie jederzeit selber vornehmen und für neue Bildungsgänge und Kurse freischalten.


Erweitern Sie die Notenverwaltung und publizieren Sie die Noten online direkt an die Studierenden - selbstverständlich auch hierbei mit allen Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz der Privatsphäre.

Lernplattform

Sie dient der Publikation von Dokumenten und Informationen, sowie der Kollaboration der Studierenden untereinander und mit Dozierenden. 

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Die Lernplattform können wir individuell nach Ihren Wünschen strukturieren.

Private Bereiche bieten die Möglichkeit, vertrauliche Informationen und Dokumente pro Studierendem oder Dozierendem bereitzustellen.

Die Lernplattform ist nahtlos in den Fernunterricht integriert und kann sowohl online als auch offline eingesetzt werden. 

Fernunterricht

Das Fernunterrichts-Tool unserer Lösung basiert auf Microsoft Teams.

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Die Funktionen dieses Instruments integrieren Unterricht in der Klasse, Einzelunterricht und Coaching, Breakout-Rooms für Gruppenarbeiten, Integration der Lernplattform mit allen Dokumenten, Klassen-Chat und vieles mehr. 


Da Microsoft MS TEAMS stark fördert und weiterentwickelt, ist auch in der Zukunft mit vielen weiteren spannenden Funktionen für den Unterricht zu rechnen.

Event-Verwaltung

Das Event-Verwaltungs-Tool ergänzt die Kursverwaltung in idealer Weise. Hier zielen wir auf Interessenten, bestehende Kunden und auch auf "einmal Kontakt" ab, die eine Veranstaltung besuchen, sei dies für Info-Abende, Alumni-Events oder kurze Weiterbildungs-Angebote, welche Sie z.B. für Firmen anbieten.

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Das Event-Verwaltungsmodul zeichnet sich durch seine vielseitige Einsatzmöglichkeiten aus. Gleichzeitig stellt es den professionellen Auftritt der Unternehmung sicher, wie man es sich auch aus der Kursverwaltung gewohnt ist.

Dateiablage

Zwar propagieren wir, dass Dateien und Dokumente direkt bei der entsprechenden Person, Firma, Kurs, Fall abgelegt werden (Module Adresse und Kursverwaltung); doch fallen in jedem Unternehmen auch Dokumente an, welche sich nicht in dieser Art zuordnen lassen. Für diesen Fall bieten wir eine durchgängige Dateiablage an. 

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Die Dateiablage lässt sich direkt auf ihrem Rechner in Explorer (Windows) oder Finder (Mac) integrieren.

Im Weiteren verfügen Dokumente in der Dateiablage über eine Versionierung. So können alte Zustände jederzeit wiederhergestellt werden.

Durch Aufbewahrungs-Richtlinien und Zugriffsberechtigungen stellen wir sicher, dass der Zugriff auf die Dokumente nur Befugten gewährt wird und Dokumente nach einer festgelegten Frist automatisch zur Entsorgung/Löschung vorgelegt werden. 

Fakturierung 

Der Fakturierungs-Prozess wird in der Kursverwaltung gestartet. Die Rechnungen werden anschliessend automatisiert in der Buchhaltungs-Software erstellt, von wo sie schliesslich versandt werden. 

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In unserer Lösung haben wir bewusst auf eine eigene Fakturierung oder Debitorenbuchhaltung verzichtet. Die meisten Unternehmen haben bereits eine voll entwickelte Debi/Kredi/FIBU.

Technologisch sind wir so offen, dass wir unsere Lösung mit den meisten gängigen Fakturierungssystem verbinden können.
Für ABACUS und BEXIO bieten wir sogar standardisierte Schnittstellen - dies reduziert die Kosten für die Einführung und den Betrieb der Schnittstelle auf ein Minimum. 


Unsere Fakturierungslösung ist offen und flexibel. Sie gleicht die Adress-Stämme ab und zeigt der OP's und Rechnungen in .pdf direkt in der Kursverwaltung resp. beim Debitor an.

Für den Benutzer entfällt das Wechseln zwischen den Systemen weitgehend. Gleichzeitig stellen Sie sicher, dass dem Studierenden gegenüber jederzeit Auskunft gegeben werden kann, ohne dass sensible Daten der Buchhaltung eingesehen werden können. 

Falls Sie noch nicht über ein entsprechendes Fakturierungs- und Buchhaltungs-System verfügen, schlagen wir Ihnen gerne eine Lösung vor. 

Datenschutz / Datensicherheit

Durch das integrierte Compliance- und Sicherheit-Center steht Ihnen ein leistungsstarkes Tool zur Verfügung.

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Damit erfüllen Sie die neuen Datenschutz- und sicherheits-Vorschriften in Ihrem Arbeits-Alltag. Das Compliance- und Sicherheits-Center weist Sie auf die wichtigsten Probleme hin und dokumentiert gleichzeitig Ihre Massnahmen zum Datenschutz.

Unsere Lösung ist voll cloudbasiert. Da die Lösung vollständig in der Microsoft 365 eingebettet ist, verfügen Sie jederzeit über den vollen und besten Datenschutz von Microsoft.

Sie sind optimal geschützt vor Datendiebstahl oder Datenverschlüsselung-Viren (Ransomware), Datenverlust durch Hardware-Schäden oder Datenverlust durch Fehlmanipulation (Löschung/Änderung). 

Raumplanung / Disposition

Mehrere Standorte, viele Räume, unterschiedliche Nutzungsmöglichkeiten - oft ist es schwierig den Überblick zu behalten. 

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Wir bieten Ihnen ein integriertes, grafisches Tool. Damit haben Sie im Überblick, welche Räume wann zur Verfügung stehen oder finden schnell einen Raum der die benötigte Infrastruktur bietet.

Die Raumplanung funktioniert über Termine und ist sowohl mit der Kursverwaltung als auch mit Outlook verknüpft. Eine offene und vernetzte Lösung für Ihre Bedürfnisse der Belegungsplanung.

Ihr Alltag braucht noch mehr? 

Wie wäre es mit:

  • InfoDisplay für Raumbelegung, Stundenplan und Slides
  • Vertragsverwaltung
  • Ausleih-Verwaltung (Bibliothek, Geräte, u.ä.)
  • Inventar und Dienstleistungs-Portfolio Verwaltung
  • Schlüsselverwaltung
  • Anbindung von Batch-Karten Drucker
  • Auftrags- und Projekt-Rapportierung
  • Support und Ticketing
  • und vieles mehr...

Alles zentral und mit der bestehenden Adress- und Kursverwaltung vernetzt.